Утилизация товара с маркетплейса: когда вещь дешевле списать и как это оформить

«Списать» - это два разных действия, которые часто путают. Первое: вещь физически уничтожают. Второе: её убирают из учёта - снимают с остатков, закрывают код маркировки, оформляют документ. Первое без второго оставляет продавцу проблему: товара нет, а по бумагам он есть, и код в системе висит как живой.

Просто вынести коробку с браком на помойку не выйдет. Если вещь лежит на складе площадки, физически она не у вас, и решение принимает площадка по своим правилам. Если она у вас, испорченный товар становится отходом, а деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности лицензируется - это статья 9 закона 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления». Отходы V класса под это лицензирование не подпадают: в статье 9 речь только о I-IV классах.

Главная причина не в мусоре, а в бумагах. Без первичного документа налоговая не увидит основания для расхода, а «Честный знак» - основания закрыть код. Поэтому порядок такой: зафиксировали состояние вещи, приняли решение, уничтожили, получили документ - и только после этого закрыли позицию в учёте и код в системе.

Себестоимость вещи в этом расчёте не участвует. Деньги за неё уже потрачены и не вернутся ни при каком решении. Считать надо другое: сколько ещё придётся вложить, чтобы вещь снова поехала в продажу, и сколько за неё реально дадут вторым заходом - уже со скидкой, а не по цене новинки.

К вложениям относятся не только работы руками. Это разбор и проверка, восстановление, новая упаковка и этикетка, обратная поставка на склад, комиссия площадки и вероятность, что вещь вернётся ещё раз. У нас комплексная обработка стоит от 40 ₽ за мелочь вроде носков до 220-260 ₽ за объёмную вещь, лёгкая категория - 150-180 ₽. Стирка - от 50 ₽, выведение пятна - от 200 ₽ плюс счёт мастерской-партнёра, ремонт - от 150 ₽ за мелкий, от 300 ₽ за средний и от 600 ₽ за крупный. Эти суммы и складываются в левую часть уравнения.

Пример, где ремонт окупается. Куртка, которая уходит примерно за 3 000 ₽. Отпарить, снять катышки, переупаковать - комплексная обработка объёмной вещи, 220-260 ₽. Заменить молнию - средний ремонт, от 300 ₽. Итого около 550 ₽ при выручке в несколько тысяч. Считать тут особо нечего, вещь надо возвращать в продажу.

Пример, где не окупается. Футболка за 400 ₽ с пятном на груди. Комплексная обработка лёгкой категории 150-180 ₽ плюс выведение пятна от 200 ₽ - это уже около 350-380 ₽ при цене вещи в 400 ₽, и без гарантии, что пятно уйдёт полностью. Дешевле списать и оформить акт: утилизация брака с актом стоит от 20 ₽ за единицу.

Рабочее правило, к которому мы пришли на разборе (это наша практика, а не норма закона): если сумма работ подбирается к половине той цены, по которой вещь реально уйдёт со скидкой, решение почти всегда в пользу списания. Чем дешевле товар, тем раньше наступает эта граница - на позициях до 500 ₽ любой ремонт съедает смысл.

Есть позиции, где вещь не возвращается в продажу независимо от того, сколько стоит привести её в порядок. Их видно по списку проверок при разборе, и отдельный расчёт по ним не делается.

Такие вещи мы не решаем за клиента. Каждая спорная позиция уходит в карантин, к ней прикладывается фото и цена работ, и владелец товара принимает решение сам. Уничтожать чужую вещь без такого решения мы не будем, даже если по нашей оценке чинить её бессмысленно.

Отдельно про вскрытое нижнее бельё и купальники. Единственная позиция, которую мы занимаем: решение о судьбе такой вещи принимает владелец товара письменно. Других обещаний по таким позициям мы не даём.

По инструкции для продавцов Wildberries отправляет товар на утилизацию в трёх случаях: товар пришёл в негодность, пока находился на складе (в том числе истёк срок годности); продавец не забрал возврат из ПВЗ (пункта выдачи заказов) в течение 7 дней; товар запрещён к продаже и обнаружен на складе. Хранение в ПВЗ: первые 3 дня, включая день поступления, бесплатно, с 4-го по 7-й день - 10 ₽ за единицу товара в день. На 8-й день товар уезжает на склад, оттуда на утилизацию. Организация услуг по утилизации со склада - 38 ₽ за единицу товара, обратная логистика от ПВЗ до склада оплачивается отдельно. Вопросы утилизации регулирует пункт 13.4 оферты. Тарифы площадка меняет, поэтому сумму перед решением стоит сверить в кабинете.

На Ozon логика похожая: утилизация за счёт продавца, считается по весу товара, а ставка зависит от причины - одна, когда продавец сам подал заявку, другая, когда товар повреждён упаковкой или его не забрали вовремя. Конкретных сумм здесь нет намеренно: официальная база знаний Ozon при подготовке статьи не открывалась, а вторичные источники дают разные цифры. Площадка показывает итог в заявке до подтверждения - сверяйтесь там.

Дальше деталь, которую чаще всего пропускают. По утилизации Wildberries формирует отчёт об утилизированном товаре и УПД (универсальный передаточный документ) на организацию услуг утилизации. Стоимость самого утилизированного товара в них не указана - только данные о продавце, перечень товаров и сумма услуг. То есть эти бумаги подтверждают, что вам оказали услугу, а не что ваш товар выбыл по такой-то себестоимости. Свой акт на списание продавцу всё равно нужен.

Отсюда простой вывод. Утилизация руками площадки удобна, когда везти вещь некуда и незачем. Но платите вы дважды: за услугу и за товар, который мог бы вернуться в продажу - под нож попадают в том числе вещи, которые после отпаривания и переупаковки за 150-180 ₽ ушли бы дальше. У нас код проверяется на каждой вещи при разборе, каждая получает номер и проходит список проверок, а в утиль уходит только то, по чему решение принял владелец.

Конкретный бланк законом не навязан. По закону 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом, а формы этих документов утверждает руководитель. Обязательные реквизиты перечислены в части 2 статьи 9 того же закона: название документа, дата, кто составил, что именно произошло, количество и сумма, должности и подписи ответственных лиц. Это же напомнил Минфин в письме от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6428, отвечая как раз про списание непригодной продукции.

На практике проще взять готовую форму. Акт о списании товаров ТОРГ-16 применяется как раз при порче и потере качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации; составляется в трёх экземплярах и подписывается комиссией, которую уполномочил руководитель. Перед ним факт порчи обычно фиксируют актом ТОРГ-15. Обе формы из Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 - с 1 января 2013 года унифицированные формы обязательными быть перестали (информация Минфина ПЗ-10/2012), но как основа годятся, и налоговая их узнаёт.

Что должно быть в акте: перечень позиций с артикулами и количеством, причина по каждой позиции, а не общая формулировка на всю партию, дата, подписи комиссии и утверждение руководителя. К акту стоит приложить фото. Мы снимаем каждое грузоместо до вскрытия и каждую вещь при разборе, так что снимки к акту есть всегда, а фотоотчёт лежит в личном кабинете по каждой позиции.

Если утилизацию делает сторонняя организация, у вас остаётся ещё один документ - от неё. Не путайте эти две бумаги: акт от исполнителя подтверждает, что вещь уничтожена, а ваш акт списания подтверждает, что она выбыла с учёта. Нужны оба, и второй никто за вас не сделает.

Если товар подлежит маркировке - одежда и другие товары лёгкой промышленности, - уничтожения вещи мало. Код надо закрыть в системе, иначе он останется висеть на балансе, и по данным «Честного знака» товар будет считаться вашим. В Правилах маркировки товаров лёгкой промышленности (Постановление Правительства от 31.12.2019 № 1956) вывод товаров из оборота - это в том числе уничтожение и безвозвратная утрата товаров, а не только продажа.

В личном кабинете «Честного знака» для этого два разных документа, и их путают. «Вывод из оборота» - когда со счёта уходит и товар, и код. «Списание» - когда выбывает только код: он повреждён или потерян, а сама вещь цела и будет перемаркирована. Второй случай к утилизации отношения не имеет.

В документе указывают причину (уничтожение, повреждение или брак, утрата, истечение срока) и реквизиты первичного документа-основания: вид, наименование, номер и дату. Это как раз ваш акт списания - поэтому акт надо оформить раньше, чем закрывать коды, а не наоборот. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) руководителя или лица, которому он делегировал право подписи.

Срок короткий. По инструкции «Честного знака» при выводе из оборота по основаниям, не являющимся розничной продажей, уведомление подают оператору системы не позднее 3 рабочих дней, следующих за днём вывода. По товарным группам правила отличаются и меняются, поэтому срок для своей группы стоит сверить в действующих правилах маркировки. Мы при разборе фиксируем читаемость кода на каждой вещи и отдаём эти данные вместе с актом, чтобы у бухгалтера был готовый список.

Убыток от списания непригодной для реализации продукции можно учесть в расходах по налогу на прибыль - на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса и при условии документального подтверждения факта и обстоятельств списания. Это позиция Минфина в письме от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6428. Слово «документального» тут ключевое: нет акта - нет расхода.

С НДС сложнее, и это разговор с вашим бухгалтером, а не со статьёй в блоге. Минфин в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997 указывал, что при списании ценностей из-за невозможности дальнейшего использования ранее принятый к вычету налог надо восстановить. Суды смотрят иначе: Высший арбитражный суд в решении от 19.05.2011 № 3943/11 указал, что списание товаров не входит в перечень случаев восстановления из пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса. В письме 2023 года сам Минфин по вопросу НДС отсылает к пункту 10 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33. Позиция спорная, выбирать её надо осознанно и с расчётом на возможный спор.

И бытовая часть, про которую забывают. Списание - это ещё и данные. Если по одному артикулу в утиль стабильно уходит заметная доля возвратов, дело обычно не в покупателях, а в упаковке, размерной сетке или описании в карточке. Построчный счёт и фотоотчёт по каждой вещи как раз для этого и нужны: видно, что именно ломается и на каком этапе - в пути, у покупателя или ещё на складе.