Как принять поставку и не потерять деньги

Типичная история звучит так: партию приняли на глаз, разложили, через месяц при сверке обнаружили нехватку сорока единиц. К этому моменту доказать, что их не привезли, уже нельзя - товар мог потеряться где угодно, и поставщик резонно скажет, что отгрузил всё.

Второй вариант той же истории - брак. Если партия приехала с дефектами, а это не зафиксировано при приёмке, брак становится вашим: не поставщика и не перевозчика.

Поэтому правило простое: пересчёт в день прибытия, расхождение оформляется актом в тот же день. Акт, составленный позже, поставщики и суды принимают неохотно.

Съёмка идёт до того, как что-то вскрыли. Сначала машина и пломба, потом каждое грузоместо целиком, потом само вскрытие - и только после этого пересчёт. Порядок важен: снимок вскрытой коробки ничего не доказывает.

Если коробов много, снимают каждый - это скучно и занимает время, зато потом видно, какой именно короб пришёл повреждённым и какие позиции в нём были.

Отдельно фиксируются позиции без штрихкодов и с нечитаемыми кодами маркировки. Такой товар нельзя размещать на складе как есть: он либо стикеруется на приёмке, либо откладывается до решения владельца.

Принятый товар не должен попадать на общие полки, пока его не проверили. Для этого существует буфер приёмки - отдельная зона, где партия ждёт проверки. Иначе непроверенный товар смешивается с проверенным, и найти концы уже невозможно.

Из буфера товар размещается по местам - и это отдельная операция со сканированием: скан товара, скан ячейки, количество. Именно здесь ловится пересорт, из-за которого потом уезжает не тот артикул.

Хороший признак склада - что он вообще различает эти два шага. Если товар «принят и определён на склад» одним действием, значит адресного учёта нет, а есть память сотрудника.

Первая партия от нового поставщика - это ещё и проверка самого поставщика. Кроме количества имеет смысл проверить соответствие товара заявленному: размеры, цвета, комплектность, наличие обязательной маркировки там, где она нужна.

Габариты и вес стоит померить сразу и внести в карточку товара. Занижение габаритов - одна из самых дорогих ошибок продавца: площадка считает логистику по своим замерам и добавляет штраф.

И последнее: сверьте требования к упаковке вашей категории до того, как партия приедет. Переупаковывать тысячу единиц дороже, чем сразу договориться с поставщиком об упаковке, которая пройдёт приёмку.